- Nápověda
- Doklady
- Finance
- Adresář
- Ceník
- Přehledy
- Nastavení
- Účet
- Synchronizace s programem POHODA
- Aplikace mKasa
Stáhněte si program TeamViewer a spojte se s námi přímo.
Číselné řady - vlastní formát
Agenda Číselné řady slouží k nastavení formátu číselné řady, na jehož základě jsou pak vytvářeny číselné řady pro jednotlivé typy dokladů.
Základním stavebním prvkem pro číselné řady je šablona číselných řad. Šablona číselné řady se nepřiřazuje dokladům, ale slouží pouze jako jakýsi vzor určující výchozí formát nastavení dokladových řad. Teprve z dokladové číselné řady je odvozováno číslo, které je přiřazeno dokladu při jeho vytváření.
1. Šablona číselné řady
Šablona číselné řady slouží pouze jako definice pro nastavení formátu číslování pro dokladové řady.
V šabloně proto doporučujeme nastavit číselnou řadu v takovém formátu, který bude vyhovovat většině dokladových číselných řad. Drobné rozdíly ve formátu číselné řady pro různé typy dokladů je pak možné nastavit přímo na úrovni příslušné dokladové řady.
Firma v číselných řadách pro jednotlivé typy dokladů uvádí rok, typ dokladu a pořadové číslo. Firma používá offline číselné řady. Číselné řady pro jednotlivé doklady se tedy liší označením dokladu, označením uživatele a označením zařízení.
Firma si proto vytvoří šablonu číselné řady s formátem [rr][d][u][z][ččččč]. Tedy dvoumístné označení roku, jednomístné označení dokladu, jednomístné označení uživatele, jednomístné označení zařízení a pětimístné označení pořadového čísla. V Nastavení označení dle typu dokladu si firma zadá označení pro jednotlivé typy dokladů např. jako 8 pro vydanou fakturu, 9 pro zálohovou fakturu, P pro prodejku a H pro hotovostní pokladní doklad.
Uložením nastavení šablony číselných řad se tak automaticky pro aktuální rok vytvoří dokladové řady pro vydanou fakturu 2181000001, zálohovou fakturu 2191000001, prodejku 21P1000001 a pokladní doklad 21H1000001. Formát šablony číselné řady je nastaven tak, že vyhovuje všem dokladovým řadám, a proto firma nemusí nastavovat formát pro každou jednotlivou dokladovou řadu.
Platnost číselné řady
Platnost šablony číselné řady nemusí být omezena. Díky tomu pak systém může pro budoucí období automaticky generovat jednotlivé dokladové řady.
Pokud je pro nové období například kvůli jinému nastavení formátu číselných řad vytvořena nová šablona, nesmí se její platnost překrývat s platností již existující šablony.
Formát a použití číselné řady
Číselné řady se dle typu použití rozlišují na offline a online. Tím je určeno, zda je či není možné doklady vystavovat na mobilních zařízeních i bez připojení k internetu. Detailní rozlišení typů použití je popsáno v kapitole Použití číselné řady.
Formát číselné řady určuje, z jakých prvků typu rok, pořadové číslo dokladu, označení dokladu apod. se bude číselná řada skládat. Nastavení formátu šablony číselné řady je popsáno v kapitole Formát číselné řady.
Použití a formát číselné řady šablony pak přebírají jednotlivé dokladové řady, které se na základě šablony generují.
2. Formát číselné řady
Vlastní úprava číselných řad je možná od verze 2.0. U číselných řad převedených ze starší verze nelze formát řady editovat (příklad formátu: mFV190100001). Starý formát číselných řad je v aplikaci ukončen k 31. 12. 2022 a je nutné přejít na nový formát. Detailní informace k přechodu na nový formát číselných řad je uveden v kapitole Postup přechodu ze starého formátu číselných řad na nový.
Formát šablony číselné řady se nastaví zvolením povelu 
Upravit formát. Tím dojde k přesměrování na stránku Formát číselné řady, kde vyberte proměnné, které mají být součástí šablony číselné řady.
Formát číselné řady je tvořen dvěma částmi zvanými Prefix a Číslo. Obě tyto části se skládají z jednotlivých proměnných, za které se při vytváření konečného čísla dokladu dosazují konkrétní hodnoty.
Každá část formátu číselné řady může být tvořena maximálně 5 znaky.
Formát šablony číselné řady lze kdykoliv upravit. Nové nastavení se použije až pro nově vytvářené dokladové řady.
Položky formátu číselné řady lze přesouvat z části Prefix do části Číslo a naopak. Jaké proměnné a v jakém pořadí budou ve formátu číselné řady použity záleží na vás.
| Typ | Popis |
|---|---|
| Rok | Ve výsledné číselné řadě je proměnná rok reprezentována aktuálním kalendářním rokem. Rok se v čísle dokladu může zobrazit buď jako dvoumístný nebo čtyřmístný prvek. |
| Označení | Aby nedocházelo k duplicitním číselným řadám je třeba řady pro jednotlivé doklady od sebe odlišit. Označení jednotlivých typů dokladů, resp. jednotlivých hotovostních pokladen v číselné řadě se zadává v části Nastavení označení dle typu dokladu. Z čísla dokladu vydané faktury, resp. zálohové faktury se vytváří |
| Text | Položka slouží pro zadání vlastního textu, který má být obsažen v číselné řadě pro všechny doklady, bez ohledu na typ. Pro proměnnou Text je zadána hodnota "m" pro označení dokladu vystaveného v aplikaci mPOHODA. Dokladová řada pro vydané faktury pak bude mít podobu například mFV001, dokladová řada pro zálohové faktury bude mít podobu například mZV001 apod. Další všeobecné texty do formátu číselné řady přidáte zvolením povelu |
| Uživatel | Tato proměnná slouží k označení uživatele, který doklad vystavil. Uživatel může být v číselné řadě reprezentován jedním nebo dvěma znaky. Pokud má být číselná řada používána v offline režimu vystavování dokladů (tzn. bez připojení k internetu), pak je položka povinnou náležitostí číselné řady. V online režimu vystavování dokladů (tzn. s připojením k internetu) je možné položku použít, aniž by současně musela být použita i položka Zařízení. |
| Zařízení | Tato proměnná slouží k označení zařízení, na kterém byl doklad vystaven. Zařízení je v číselné řadě reprezentováno vždy pouze jedním znakem. Pokud má být číselná řada používána v offline režimu vystavování dokladů, pak je položka povinnou náležitostí číselné řady. Prvek nelze samostatně použít. Vždy musí být použit v kombinaci s položkou Uživatel. |
| Pořadové číslo | Je povinnou součástí každého formátu a musí být vždy umístěn jako poslední položka v části Číslo. |
Uložením formátu nové šablony číselné řady se automaticky vytvoří dokladové řady pro všechny typy dokladů pro aktuální rok. Do doby ukončení platnosti šablony číselných řad se v následujících letech dokladové číselné řady generují automaticky s vytvořením prvního dokladu v novém kalendářním roce.
Další informace k úpravě formátu dokladových číselných řad, číslování dokladů a přenosu číselných řad mezi mobilními zařízeními se dočtete v kapitole Číselné řady - pokročilé nastavení.
Po dokončení nastavení číselných řad proveďte na všech mobilních zařízeních synchronizaci dat.
Postup přechodu ze starého formátu číselných řad na nový
Při vzniku aplikace mPOHODA byl nastaven pro doklady pevný formát číselných řad (příklad formátu: mFV190100001) a nebylo je možné ze strany uživatelů upravovat. Toto se změnilo vydáním verze 2.0 v roce 2016, kde si již mohla každá firma nastavit číselné řady podle vlastních potřeb.
Nový formát číselných řad navíc svým nastavením koresponduje s nastavením číselných řad v programu POHODA (tj. maximálně deset míst čísla dokladu) a tím pádem v případě faktur koresponduje i vytváření variabilního symbolu jehož maximální délka může být 10 znaků.
Původní formát číselných řad proto s platností od 1. 1. 2023 ukončujeme a používání tohoto formátu nebude v aplikaci dál umožněno. Znamená to, že na šabloně číselné řady s pevným formátem bude ze strany aplikace mPOHODA nastaveno v poli Platnost do datum 31. 12. 2022. Volitelně lze platnost šablony zkrátit a na nový formát číselných řad přejít k dřívějšímu datu.
Pokud Vaše firma doposud starý formát číselných řad používá, je nutné provést několik kroků k přechodu na nový formát:
S ohledem na vnitřní směrnice vaší firmy zvažte, zda na nový formát číselných řad přejdete od roku 2023 nebo k dřívějšímu datu.
Doporučujeme změnu v nastavení číslování dokladů provádět k začátku nového účetního období.
V případě, že chcete nový formát číselných řad používat již dříve, upravte na šabloně datum v poli Platnost do na požadovaný a změny uložte.
Ať už je datum platnosti šablony upraven nebo ponechán na 31. 12. 2022, je nutné založit novou šablonu číselných řad. Nová šablona má počátek platnosti automaticky navázán na původní šablonu, čímž je zajištěna kontinuita nastavení číslování dokladů.
Následně u nově založené šablony číselných řad nastavte její formát. V dalších krocích tedy postupujte dle pokynů uvedených v nápovědě k úvodnímu seznámení se s číselnými řadami.
Stáhněte si program TeamViewer a spojte se s námi přímo.