Pravidla párování

1. Použití pravidel párování

Pravidla párování slouží k definování podmínek, na jejichž základě systém hromadně spáruje platby s doklady. Tím se proces párování výrazně zjednodušuje a zrychluje, a to jak při manuálním zpracování, tak při automatickém importu bankovních transakcí.

Pravidlo párování využijete v těchto případech:

• Při spuštění hromadného párování z agendy Banka, nad již staženými nebo ručně vytvořenými bankovními doklady.

• Po manuálním spuštění importu nových transakcí z agendy Banka nebo agendy Bankovní transakce. Systém volitelně provede hromadné spárování bankovních dokladů na základě zvoleného pravidla.

• Při nastavení nové služby importu bankovních transakcí v agendě Nastavení importu. Toto pravidlo se následně aplikuje při automatickém stahování dle nastaveného intervalu nebo pokud při manuálním stažení transakcí ponecháte volbu párování Dle služby.

Zálohové faktury není možné hradit částečně. Pokud systém při zpracování plateb zjistí, že není k dispozici dostatek prostředků pro úhradu celé zálohové faktury, tuto fakturu přeskočí a pokračuje k dalším dokladům dle nastaveného pořadí.

V aplikaci mPOHODA nelze bankovním dokladem hradit faktury typu Opravný doklad.

2. Výchozí pravidla párování

Agenda obsahuje dvě výchozí pravidla:

• Výchozí pravidlo: používá se pro standardní párování

• Výchozí pravidlo – opakovaná likvidace: slouží pro opakované párování dokladů (například u pravidelných plateb)

Výchozí pravidlo

Párují se následující typy dokladů:

• Vydané faktury

• Zálohové faktury

• Přijaté faktury

Základní parametry:

• Částka bankovního a hrazeného dokladu se musí přesně shodovat.

• Každý bankovní doklad může uhradit maximálně jeden doklad.

• Nadbytečné nuly na začátku párovacích údajů jsou systémem ignorovány.

Párování přijatých plateb:

• Systém nejprve porovnává variabilní symbol bankovního dokladu s variabilním symbolem hrazeného dokladu. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

• Pokud není nalezena shoda, systém porovnává variabilní symbol bankovního dokladu s číslem odběratele. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

• Pokud ani zde není nalezena shoda, systém porovnává ještě variabilní symbol bankovního dokladu s polem Smlouva u odběratele. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

Párování vydaných plateb:

• Systém páruje vydané platby na základě shody variabilního symbolu bankovního dokladu a variabilního symbolu hrazeného dokladu. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

Výchozí pravidlo – opakovaná likvidace

Párují se následující typy dokladů:

• Vydané faktury

• Zálohové faktury

• Přijaté faktury

Základní parametry:

• Částky bankovního a hrazeného dokladu se můžou lišit. Umožňuje se tak i částečná úhrada dokladů.

• Nadbytečné nuly na začátku párovacích údajů jsou systémem ignorovány.

Opakované úhrady:

• Pokud po uhrazení dokladu zbývá na bankovním dokladu nespárovaná částka, systém spustí párování znovu pro stejný bankovní doklad. Jeden bankovní doklad tedy může hradit více dokladů.

Párování přijatých plateb:

• Systém nejprve porovnává variabilní symbol bankovního dokladu s variabilním symbolem hrazeného dokladu. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

• Pokud není nalezena shoda, systém porovnává variabilní symbol bankovního dokladu s číslem odběratele. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

• Pokud ani zde není nalezena shoda, systém porovnává variabilní symbol bankovního dokladu s polem Smlouva u odběratele. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

Párování vydaných plateb:

• Systém páruje vydané platby na základě shody variabilního symbolu bankovního dokladu a variabilního symbolu hrazeného dokladu. Pokud je nalezeno více dokladů splňujících podmínku, uhradí se doklad s nejstarším datem vystavení.

3. Vytváření vlastních pravidel

Pokud výchozí pravidla neodpovídají specifickým požadavkům vaší firmy, je možné vytvořit si vlastní pravidla pro párování dokladů.

Pravidlo párování se vytváří pomocí povelu Nový záznam.

Pořadí párování dokladů

Zvolením pořadí párování dokladů určíte, v jakém pořadí se doklady spárují, pokud je k jednomu bankovnímu dokladu nalezeno více vhodných dokladů k uhrazení.

Shodná částka platby a dokladu

Tato volba určuje, zda musí být částka platby a dokladu přesně shodná, nebo zda je možné provádět i částečné úhrady.

• Respektovat: Systém spáruje bankovní doklad pouze v případě, že se přesně shoduje částka platby s částkou hrazeného dokladu. Pokud se částky liší, systém doklad nespáruje.

• Ignorovat: Systém nepožaduje přesnou shodu částek. To umožňuje provádět i částečné úhrady, kdy může být spárována pouze část částky dokladu.

• Tuto volbu nelze kombinovat s funkcí Opakované úhrady.

Nuly zleva

Tato funkce určuje, zda se mají respektova nebo ignorovat přebytečné nuly na začátku (zleva) u párovacích údajů, jako jsou variabilní nebo specifické symboly.

• Respektovat: Systém bere v úvahu všechny nuly na začátku. Například „00123“ a „123“ se považují za různé hodnoty.

• Ignorovat: Systém přebytečné nuly na začátku ignoruje. Například „00123“ a „123“ se považují za stejné hodnoty.

Opakované úhrady

Tato funkce určuje, zda se mají respektova nebo ignorovat přebytečné nuly na začátku (zleva) u párovacích údajů, jako jsou variabilní nebo specifické symboly.

• Tato funkce umožňuje, aby se k jednomu bankovnímu dokladu spárovalo více dokladů. Pokud po párování zůstane na bankovním dokladu nespárovaná částka, systém automaticky spustí párování znovu. To umožňuje postupně spárovat další doklady splňující všechny podmínky párování, dokud není celá částka bankovního dokladu vyčerpána.

• Pokud je funkce vypnutá, systém spáruje k bankovnímu dokladu vždy maximálně jeden doklad, i když by splňovalo párovací podmínky více dokladů.

Typy dokladů

V této sekci určete, které typy dokladů budou zahrnuty do procesu párování s bankovními doklady. Lze vybrat jednu nebo více z následujících možností: Vydané faktury, Přijaté faktury nebo Zálohové faktury.

Opravné doklady k faktuře vydané a doklady se zápornou částkou nejsou do párování zahrnuty.

Párovací údaje

Tato sekce je rozdělena na dvě záložky: Přijaté platby a Odchozí platby. Zde se nastavují údaje, podle kterých systém porovnává shodu mezi bankovním dokladem (údaj platby) a hrazeným dokladem (údaj dokladu).

Údaj párování přidáte zvolením povelu Přidat údaje.

Na záložce Přijaté platby můžete nastavit následující párovací údaje:

• Položky jsou na opravném dokladu nastaveny dle původní faktury.

  • Údaj platby:

    • Variabilní symbol

    • Specifický symbol

  • Údaj dokladu:

    • Variabilní symbol

    • Číslo dokladu

    • Číslo obchodního partnera

    • Číslo smlouvy

    • Číslo objednávky

Na záložce Odchozí platby můžete nastavit následující párovací údaje:

• Položky jsou na opravném dokladu nastaveny dle původní faktury.

  • Údaj platby:

    • Variabilní symbol

    • Specifický symbol

  • Údaj dokladu:

    • Variabilní symbol

    • Číslo dokladu

    • Číslo objednávky

Pole Číslo dokladu a Číslo objednávky musí obsahovat pouze číselné údaje (nesmí obsahovat písmena, mezery ani speciální znaky).

Pro číslo obchodního partnera a číslo smlouvy musí mít hrazený doklad zadaného odběratele z adresáře.

Zpět na začátek

Stáhněte si program TeamViewer a spojte se s námi přímo.